Diagnóstico y consultoría
Le decimos qué tiene, en qué estado está y qué hacer con eso, antes de mover una sola caja.
- Diagnóstico integral del archivo
- Asesoría y consultoría archivística
- Asesoría jurídica documental
- Diseño de sistemas de archivo
SOS ARCHIVOS SAS · BOGOTÁ D.C. · NIT 901.726.166-9
Su archivo no se mide en metros lineales.
Se mide en segundos.
Organizamos, custodiamos y digitalizamos el archivo de su empresa para que cualquier documento aparezca cuando usted lo necesita. Más de veinte años de gestión documental en Colombia.
- Ley 594 de 2000
- Acuerdo 004 de 2019
- NTC 4436
El costo de no saber dónde está
Esto suena conocido.
“Nadie encuentra el contrato del 2019.”
“La bodega ya no da más y seguimos guardando.”
“Auditoría en dos semanas y el archivo está en cajas sin marcar.”
“Se fue la persona que sabía dónde estaba todo.”
Ninguno de esos problemas es de papel. Todos son de tiempo.
Pruébelo usted
Elija un documento. Vea cómo aparece.
Así queda su archivo cuando nosotros lo organizamos. Cada documento con una dirección exacta, hasta el folio.
Escoja uno de estos documentos
- Depósito—
- Estante—
- Bandeja—
- Caja—
- Folio—
Sin un archivo organizado la misma búsqueda toma horas, y a veces termina en un se perdió.
Lo que hacemos
Seis frentes. Uno solo o todos juntos.
Puede contratar un diagnóstico suelto o entregarnos el archivo completo. Empezamos donde a usted le duele.
Instrumentos archivísticos
Las tablas y los instrumentos que la norma exige, hechos para su empresa y listos para presentar.
- Tablas de Retención Documental (TRD)
- Tablas de Valoración Documental (TVD)
- Inventarios documentales
- Diseños archivísticos y micrográficos
Organización de archivos
Clasificación, ordenación, depuración, foliación y rotulado. De la caja sin marcar al expediente que se encuentra.
- Archivos de gestión
- Archivos administrativos
- Archivo central
- Archivo histórico
Custodia y outsourcing
Nos llevamos el archivo, lo administramos y se lo devolvemos cuando lo pida. Usted recupera la bodega.
- Administración bajo outsourcing
- Custodia y consulta
- Préstamo y devolución con trazabilidad
- Traslado documental
Digitalización y software
El documento en pantalla en segundos, indexado, con respaldo y control de quién lo abre.
- Service y outsourcing de digitalización
- Software de gestión documental
- Indexación y control de acceso
- Microfilmación
Capacitación
Formamos a su equipo para que el archivo no se vuelva a desordenar apenas nos vamos.
- Seminarios y talleres
- Eventos de capacitación
- Programas para secretarias y archivistas
- Acompañamiento posterior
Cómo trabajamos
Cuatro pasos. Sin sorpresas.
01Gratis
Diagnóstico
Vamos a su sede, medimos el volumen en metros lineales y revisamos el estado real del archivo. Sale un informe con el alcance y el tiempo.
02
Propuesta
Le entregamos actividades, cronograma con fechas y valor. Una sola hoja, sin letra menuda y sin conceptos que nadie entiende.
03
Intervención
Nuestro equipo clasifica, ordena, depura, folia y rotula. Usted recibe informes de avance y sabe siempre en qué va.
04
Entrega y control
Recibe el inventario documental y los instrumentos al día. Si lo elige, seguimos administrando el archivo bajo outsourcing.
El resultado
El mismo archivo. Antes y después.
Arrastre la barra. A la izquierda, como lo encontramos. A la derecha, como se lo entregamos.
Trabajo real de SOS Archivos SAS. Pida el diagnóstico y le decimos qué se puede hacer con el suyo.
Suministros para archivo
Cajas, carpetas y todo lo que sostiene el archivo.
Material fabricado con las especificaciones de la norma colombiana para documentos de archivo. Despachamos por volumen y cotizamos el mismo día.
REF X-200
Caja para archivo central
Cartón corrugado kraft con apertura lateral tipo nevera. Para el archivo central, de consulta frecuente.
- Material Corrugado kraft
- Norma NTC 4436
- Resistencia 620 kgf/m²
REF X-300
Caja para archivo inactivo
Dos piezas, tapa y base, reforzada en doble pared por todos los costados. Para archivo inactivo e histórico apilado.
- Material Corrugado doble pared
- Norma NTC 4436
- Resistencia 620 kgf/m²
REF Cuatro aletas
Carpeta de cuatro aletas
Cubre el expediente por los cuatro costados y lo protege del polvo y la luz. La unidad de conservación que pide la norma.
- Material Cartulina desacidificada
- Norma NTC 5397
- Tamaños Oficio y carta
REF Legajador
Legajadores y ganchos
Legajador plástico y gancho legajador para foliar sin oxidar el papel. El gancho metálico se descarta en la intervención.
- Material Plástico y propileno
- Uso Archivo de gestión
- Presentación Caja por 20 y por 100
REF AZ
AZ y clasificadores
Para el archivo de gestión que se consulta a diario y todavía vive en el escritorio de alguien.
- Material Cartón laminado
- Tamaños Oficio y carta
- Extras Rótulo y visor
REF Revistero
Revisteros y divifolder
Separan y sostienen en el estante lo que se consulta todos los días. El detalle que mantiene el orden después de la intervención.
- Material Cartón y polipropileno
- Uso Estantería y escritorio
- Extras Rotulado incluido
Medidas exactas y gramaje se confirman en la cotización, según la referencia y el formato de su documentación. ¿Necesita un volumen grande o una referencia especial? Escríbanos y le cotizamos hoy.
Cumplimiento normativo
Conservar sus documentos no es una buena práctica. Es una obligación.
Estas son las normas colombianas bajo las que trabajamos, y bajo las que probablemente ya está su empresa sin saberlo.
Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos
Fija las reglas de la función archivística en Colombia y el deber de organizar los archivos por parte de las entidades y de los particulares que cumplen funciones públicas.
Acuerdo 004 de 2019
TRD y TVD ante el AGN
Reglamenta cómo se elaboran, aprueban, convalidan, implementan y se inscriben en el RUSD las Tablas de Retención y de Valoración Documental.
Ley 962 de 2005
Diez años de conservación
El artículo 28 obliga al comerciante a conservar libros y papeles por diez años desde el último asiento, en papel o en medio técnico que garantice su reproducción exacta.
Acuerdo 049 de 2000
Condiciones del depósito
Establece las condiciones de los edificios y locales destinados a archivo: espacio, ambiente, mobiliario y unidades de almacenamiento.
NTC 4436 y 5397
Materiales de archivo
Definen las características del papel y el cartón para documentos de archivo. Es la norma que cumplen las cajas y carpetas que despachamos.
Ley 527 de 1999
Documento electrónico
Reconoce el valor del mensaje de datos cuando se garantiza su integridad, autenticidad y disponibilidad. Es el marco de toda digitalización seria.
¿No sabe en cuáles de estas está su empresa? Es la primera pregunta que responde el diagnóstico.
Quiénes somos
Veinte años metidos en archivos ajenos.
SOS ARCHIVOS SAS es un grupo de profesionales en archivística e informática con más de veinte años de experiencia dirigiendo centros de información documental en Colombia. Diseñamos sistemas de archivo, montamos procesos de microfilmación y digitalización, y administramos el archivo de empresas públicas y privadas.
Misión
Tecnificar el manejo de la información de su empresa con procesos de reingeniería, diseño de sistemas archivísticos y micrográficos, y tecnología que mejora lo que usted ya tiene funcionando.
Visión
Ser la alianza que las empresas colombianas eligen para sus proyectos de archivo, con solvencia técnica, jurídica y económica reconocida.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de firmar.
¿Esto aplica a mi empresa privada o solo a entidades públicas?
Aplica. El artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 obligan a todo comerciante a conservar sus libros y papeles por diez años desde el último asiento. Si además su empresa cumple funciones públicas o maneja información de interés público, entra también en la Ley 594 de 2000 y en el Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación.
¿Tengo que sacar mis documentos de la empresa?
No, si usted no quiere. Trabajamos de las dos formas. Podemos intervenir el archivo dentro de su sede, con nuestro equipo y bajo su supervisión, o llevarlo a custodia y devolverle la bodega. Esa decisión se toma después del diagnóstico, cuando ya conocemos el volumen real.
¿Cuánto cuesta?
Depende de dos cosas: cuántos metros lineales tiene y en qué estado están. Por eso el diagnóstico es gratis. Vamos, medimos, revisamos y le entregamos una propuesta con actividades, cronograma y valor. Sin ese dato, cualquier cifra que le den por teléfono es un tiro al aire.
¿Cuánto se demora?
Un archivo de gestión pequeño se organiza en semanas. Un fondo acumulado de varios años toma meses. En el diagnóstico le damos el cronograma con fechas, y durante la intervención recibe informes de avance para que sepa siempre en qué va.
¿Qué pasa con la confidencialidad de mi información?
Firmamos acuerdo de confidencialidad antes de tocar un solo documento. Nuestro personal trabaja bajo contrato con cláusula de reserva y el tratamiento de datos personales se maneja conforme a la Ley 1581 de 2012. Su información no sale del alcance que usted autorice.
¿Un documento digitalizado tiene validez?
El documento electrónico vale cuando se produce y se conserva con las condiciones de la Ley 527 de 1999 y de la normativa del Archivo General de la Nación: integridad, autenticidad, disponibilidad y trazabilidad. Nosotros digitalizamos cumpliendo esas condiciones e indexamos cada imagen. Qué se puede eliminar en papel y qué no lo define su Tabla de Retención Documental, y por eso la elaboramos antes de digitalizar.
Ya tengo el archivo en cajas. ¿Sirve de algo?
Sirve, y bastante. Tener el volumen contenido es medio camino andado. Lo que falta es que cada caja diga qué tiene adentro y que exista un inventario que conecte cada expediente con su caja. Eso es exactamente lo que hacemos.
Hablemos
El diagnóstico es gratis. Lo que cuesta es seguir buscando.
Cuéntenos qué tiene y le decimos qué hacer con eso. Sin compromiso y sin cobrarle la visita.
- WhatsApp y teléfono 310 426 7611
- Correo sosarchivosgerencia@gmail.com
- Sede Calle 68 # 74A-20, Bogotá D.C.
- NIT 901.726.166-9