Ley 594 de 2000 · art. 24
Obligatoriedad de las TRD
Es obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Servicio · Bogotá D.C.
Tablas de Retención Documental (TRD) en Bogotá
Elaboramos las TRD y TVD de su empresa o entidad: qué series documentales produce, cuánto tiempo conservar cada una y qué hacer con ella al final. Con inventarios y demás instrumentos archivísticos.
- Ley 594 de 2000
- Acuerdo 001 de 2024
- Título 5
Qué es
Una TRD define cuánto se guarda cada documento y qué pasa después
La tabla de retención documental (TRD) es el instrumento archivístico que lista las series y subseries documentales de una organización y fija, para cada una, cuánto tiempo se conserva y cuál es su disposición final: conservación total, selección o eliminación. Se construye estudiando las funciones y los procedimientos de la organización, no copiando un modelo.
La tabla de valoración documental (TVD) cumple la misma función para el archivo acumulado: documentos ya producidos, de periodos en los que no existía TRD. Con ambas usted sabe qué guardar, por cuánto tiempo y qué se puede transferir o eliminar con respaldo.
En SOS Archivos elaboramos TRD, TVD, inventarios documentales y los instrumentos archivísticos que su caso exija. Empezamos con un diagnóstico y, con las tablas listas, podemos organizar el archivo conforme a ellas.
Marco normativo
Lo que dice la norma sobre las TRD
Acuerdo 001 de 2024 · Título 5
Valoración documental
Criterios, elaboración, aprobación, evaluación técnica, convalidación, inscripción en el RUSD y actualización de las TRD y TVD.
Acuerdo 001 de 2024 · art. 5.1.1.8
Plazo para elaborarlas
La TRD debe elaborarse y aprobarse dentro de los dos años siguientes al acto que fija la estructura y las funciones de la entidad.
Acuerdo 001 de 2024 · art. 4.5.4
Eliminación de documentos
Solo procede con la TRD o TVD inscrita en el RUSD y la aprobación del comité, entre otros requisitos.
Textos oficiales: Ley 594 de 2000 y Acuerdo 001 de 2024, que reemplazó al Acuerdo 004 de 2019. Marco revisado en septiembre de 2026.
Cómo lo hacemos
Cinco pasos, de la organización a la tabla aprobada
- 01
Estudio
Analizamos su estructura, sus funciones y sus procedimientos. De ahí sale qué documentos produce.
- 02
Series y tipos
Identificamos las series, subseries y tipos documentales de cada dependencia.
- 03
Valoración
Definimos el tiempo de retención y la disposición final de cada serie, con sustento en normas jurídicas.
- 04
Elaboración
Redactamos las tablas y las presentamos para su aprobación por el comité o la instancia que corresponda.
- 05
Trámite y aplicación
Para los sujetos obligados: evaluación técnica, convalidación e inscripción en el RUSD. Después, su aplicación.
Qué entregamos
Lo que usted recibe
Tablas de retención (TRD)
Series y subseries con su tiempo de retención y su disposición final.
Tablas de valoración (TVD)
Para el archivo acumulado que no tuvo TRD, cuando su caso lo requiera.
Inventarios documentales
El registro de lo que existe, para decidir qué se conserva, qué se transfiere y qué se elimina.
Instrumentos de apoyo
Los demás instrumentos archivísticos que su caso requiera.
¿Necesita las TRD de su organización?
Cuéntenos qué documentos produce y le decimos por dónde empezar.
Preguntas frecuentes
Sobre las tablas de retención documental
¿Qué es una tabla de retención documental?
Es el listado de las series y subseries documentales de una organización, con el tiempo que se conserva cada una y su disposición final: conservación total, selección o eliminación (Acuerdo 001 de 2024, art. 5.2).
¿Es obligatorio tener TRD?
Para las entidades del Estado, sí (Ley 594 de 2000, art. 24), y el Acuerdo 001 de 2024 lo extiende a las privadas que cumplen funciones públicas. Una empresa privada corriente no está obligada por esas normas, pero la TRD le permite fijar plazos y no guardar ni destruir papeles al azar.
¿Qué diferencia hay entre TRD y TVD?
La TRD se elabora para los documentos que la organización debe producir de ahora en adelante. La TVD, para documentos ya producidos, en etapa semiactiva o inactiva, de periodos en los que no había TRD (Acuerdo 001 de 2024, art. 5.1.1.1).
¿Puedo eliminar documentos cuando vence su tiempo de retención?
Depende de la disposición final que fije la tabla. Para los sujetos obligados, eliminar exige tener la TRD o TVD inscrita en el RUSD y cumplir el procedimiento del artículo 4.5.4 del Acuerdo 001 de 2024, que incluye publicar el inventario durante 60 días hábiles.
¿Cuánto tiempo toma elaborar una TRD?
Depende del tamaño de la organización, de sus dependencias y de sus series documentales. El cronograma con fechas va en la propuesta que entregamos después del diagnóstico.
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