Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos
Clasifica los archivos en gestión, central e histórico (art. 23) y obliga a las entidades públicas a elaborar programas de gestión de documentos (art. 21).
Servicio · Bogotá D.C.
Diagnóstico archivístico en Bogotá
Le decimos qué tiene su archivo, en qué estado está y qué hacer, antes de mover una sola caja. Consultoría archivística para empresas y entidades de Bogotá y toda Colombia.
- Ley 594 de 2000
- Acuerdo 001 de 2024
- Art. 1.2.3
Qué es
Un diagnóstico archivístico es el mapa de su archivo
Antes de organizar, digitalizar o llevar cajas a una bodega hay que saber con qué se cuenta. El diagnóstico integral de archivo describe la situación real de su documentación: cuánta hay, dónde está, en qué estado se encuentra y qué tan fácil es recuperarla. Sin él, el presupuesto se calcula con suposiciones.
Lo hacemos en su sede. Medimos el volumen en metros lineales, revisamos la conservación y la organización, y evaluamos cómo se produce y se consulta cada tipo de documento. Le orientamos además sobre la norma que le aplica, con asesoría jurídica documental.
Con el informe usted decide si empieza por organizar el archivo, elaborar las tablas de retención, contratar la custodia o la digitalización.
Marco normativo
Lo que dice la norma sobre el diagnóstico
Acuerdo 001 de 2024 · art. 1.2.3
Diagnóstico integral
Los sujetos obligados deben diagnosticar su gestión documental y su administración de archivos, y actualizar el diagnóstico periódicamente.
Acuerdo 001 de 2024 · art. 1.2.4
Planeación archivística
Sobre el diagnóstico se formulan el Plan Institucional de Archivos (PINAR), el Programa de Gestión Documental (PGD) y los planes del Sistema Integrado de Conservación.
Ley 962 de 2005 · art. 28
Conservación de libros y papeles
El comerciante conserva sus libros y papeles diez años desde el último asiento. El diagnóstico identifica qué documentos entran en ese plazo.
Textos oficiales: Ley 594 de 2000, Acuerdo 001 de 2024 y Ley 962 de 2005. Marco revisado en septiembre de 2026.
Cómo lo hacemos
Cuatro pasos hasta el informe
- 01
Visita a su sede
Recorremos sus áreas de archivo, medimos el volumen en metros lineales y revisamos el estado real de los documentos.
- 02
Análisis
Contrastamos lo que encontramos con la norma que le aplica y con la forma en que su empresa produce y consulta los documentos.
- 03
Informe
Entregamos un informe con el alcance, los hallazgos, las prioridades y el tiempo que tomaría intervenir el archivo.
- 04
Ruta de trabajo
Con actividades, metodología, cronograma con fechas y propuesta económica. Una sola hoja, sin letra menuda.
Qué entregamos
Lo que usted recibe
Informe de diagnóstico
El estado real de su archivo: volumen, organización, conservación y condiciones del espacio.
Medición en metros lineales
La cifra sobre la que se calcula cualquier proyecto, sin estimaciones a ojo.
Prioridades y ruta
Qué hacer primero, qué puede esperar y en qué orden combinar organización, TRD, custodia y digitalización.
Propuesta con cronograma
Actividades, metodología, fechas y propuesta económica en una sola hoja.
¿Quiere saber qué tiene su archivo?
Cuéntenos su caso por WhatsApp y coordinamos la visita.
Preguntas frecuentes
Sobre el diagnóstico archivístico
¿Qué incluye un diagnóstico archivístico?
La medición del volumen en metros lineales, la revisión del estado de conservación y de organización, y un informe con hallazgos, prioridades, alcance y tiempo. Para los sujetos obligados, la norma exige evaluar como mínimo los procesos de gestión documental, los aspectos administrativos, la conservación y la infraestructura física y tecnológica (Acuerdo 001 de 2024, art. 1.2.3).
¿Es obligatorio hacer un diagnóstico del archivo?
Para las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, sí: el Acuerdo 001 de 2024 (art. 1.2.3) lo exige para planear la función archivística. Si su empresa no está en ese grupo, no es una obligación de ese acuerdo, pero es la forma más segura de saber qué conservar, por cuánto tiempo y qué priorizar.
¿Tengo que mover mis documentos para hacer el diagnóstico?
No. Vamos a su sede y revisamos el archivo donde está. Solo si después decide llevarlo a custodia se planea el traslado.
¿Cuánto cuesta y cuánto se demora?
Depende de dos aspectos: los metros lineales y el estado de conservación. Por eso el diagnóstico va primero. Con esos datos le entregamos una propuesta con actividades, cronograma con fechas y valor.
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