Ley 594 de 2000 · arts. 22 y 23
Procesos y etapas del archivo
Define los procesos archivísticos, entre ellos la organización, y las tres etapas del archivo: gestión, central e histórico.
Servicio · Bogotá D.C.
Organización de archivos en Bogotá
Clasificación, ordenación, depuración, foliación y rotulado. De la caja sin marcar al expediente que se encuentra. Organizamos archivos de gestión, administrativos, centrales e históricos.
- Ley 594 de 2000
- Acuerdo 001 de 2024
- Título 4
Qué es
Organizar es dejar cada documento donde se pueda encontrar
Organizar un archivo no es meter papeles en cajas. Es clasificar los documentos según la estructura de la organización, ordenarlos dentro de cada expediente y describirlos para poder recuperarlos, respetando el principio de procedencia y el orden original en que se produjeron.
Clasificamos, ordenamos, depuramos, foliamos y rotulamos, y dejamos un inventario documental que conecta cada expediente con su caja. Trabajamos dentro de su sede o en nuestras instalaciones, según lo que se decida tras el diagnóstico.
Si su archivo ya tiene tablas de retención, las aplicamos. Si no, conviene empezar por un diagnóstico. Después puede custodiar o digitalizar el archivo.
Marco normativo
Lo que dice la norma sobre la organización
Acuerdo 001 de 2024 · art. 4.3.1.1
Procesos de organización
Se basa en tres procesos técnicos, clasificación, ordenación y descripción, con los principios de procedencia y orden original.
Acuerdo 001 de 2024 · art. 4.3.1.8
Criterios de organización
Clasificar según el cuadro de clasificación documental, foliar los documentos e identificar o rotular las unidades de conservación.
Acuerdo 001 de 2024 · Título 4
Transferencias documentales
Regula la entrega de los archivos de una etapa a otra, de acuerdo con las TRD o TVD.
Textos oficiales: Ley 594 de 2000 y Acuerdo 001 de 2024. Marco revisado en septiembre de 2026.
Cómo lo hacemos
Cuatro pasos hasta el expediente que se encuentra
- 01
Diagnóstico y plan
Medimos el volumen, revisamos el estado real y definimos el alcance, el método y el cronograma con fechas.
- 02
Clasificar y ordenar
Agrupamos los documentos en expedientes según su procedencia y los ordenamos como se produjeron.
- 03
Depurar, foliar, rotular
Retiramos lo que sobra, foliamos los expedientes y rotulamos las cajas y carpetas.
- 04
Inventario y entrega
Entregamos el inventario documental que conecta cada expediente con su caja, con informes de avance durante el trabajo.
Qué entregamos
Lo que usted recibe
Expedientes conformados
Documentos agrupados por trámite, ordenados y foliados.
Cajas y carpetas rotuladas
Cada unidad de conservación identificada para ubicarla y recuperarla.
Inventario documental
La lista que conecta cada expediente con su caja.
Informes de avance
Usted sabe siempre en qué va el trabajo.
El resultado
El mismo archivo. Antes y después.
Arrastre la barra. A la izquierda, como lo encontramos. A la derecha, como se lo entregamos.
Trabajo real de SOS Archivos SAS. Pida el diagnóstico y le decimos qué se puede hacer con el suyo.
Preguntas frecuentes
Sobre la organización de archivos
¿Qué significa organizar un archivo?
Aplicar tres procesos técnicos, clasificación, ordenación y descripción, respetando el principio de procedencia y el orden original de los documentos (Acuerdo 001 de 2024, arts. 4.3.1.1 a 4.3.1.6). En la práctica: agrupar los documentos en expedientes, ordenarlos, foliarlos, rotular las cajas y dejar un inventario que permita encontrar cada uno.
¿Qué diferencia hay entre archivo de gestión, central e histórico?
La Ley 594 de 2000 (art. 23) clasifica los archivos según el ciclo vital de los documentos. El de gestión reúne los que se consultan de forma continua; el central, los que ya se consultan menos pero siguen vigentes; y el histórico, los de conservación permanente.
¿Tengo que sacar los documentos de mi empresa para organizarlos?
No, si usted no quiere. Podemos intervenir el archivo dentro de su sede, con nuestro equipo y bajo su supervisión, o llevarlo a custodia. Esa decisión se toma después del diagnóstico.
¿Qué recibo al final del trabajo?
Expedientes conformados y foliados, cajas y carpetas rotuladas, y un inventario documental que conecta cada expediente con su caja. Durante la intervención recibe informes de avance para saber siempre en qué va.
¿Cuánto se demora organizar un archivo?
Un archivo de gestión pequeño se organiza en semanas; un fondo acumulado de varios años toma meses. El cronograma con fechas se entrega con la propuesta, después del diagnóstico.
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