Digitalización de documentos en Bogotá

Sí, si la reproducción sigue los lineamientos del Archivo General de la Nación, los artículos 8, 9, 12 y 13 de la Ley 527 de 1999 y el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, como indica el Acuerdo 001 de 2024 (art. 7.2.1). Además, la Ley 527 (art. 5) dispone que no se niegan efectos jurídicos a la información por estar en forma de mensaje de datos.

No por el solo hecho de haberlos digitalizado. El Acuerdo 001 de 2024 (art. 7.2.1, parágrafo 1) aclara que la reproducción en otros medios no implica eliminar los originales: eso solo procede según los tiempos de retención y la disposición final de la TRD o la TVD.

Es asociar a cada imagen los datos que permiten encontrarla, como el nombre, el número, la fecha o el expediente, para buscarla por contenido y no por caja. La norma exige describir los documentos que provienen de otros medios técnicos (art. 7.2.4) y, en los expedientes electrónicos, un índice electrónico (art. 4.3.2.3).

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